ORGANIZAR DOCUMENTACIÓN

Existe una gran diferencia sobre cómo organizan sus archivos las diferentes empresas. Algunas nunca encuentran nada, o si lo consiguen es después de un gran esfuerzo. Otras, sin embargo, localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado aunque ese documento sea de varios años atrás.

¿Dónde está la diferencia?

Está en la forma en que unos y otros han organizado el archivo de sus documentos. Se trata, en resumen, de un problema de método.

En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa.

A veces ocurre que los papeles están repartidos entre el bolsillo del empresario, la guantera del coche, el asiento de detrás, la mesilla de noche, los cajones de la mesa del gerente (o del dueño), sobre las mesas y en un sin fin de lugares de difícil descripción.

Así pues, es necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande una sencilla caja de cartón es suficiente. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados.

Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si necesita el original, se echa dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste la persona, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original. Dicha hoja debe estar firmada por la persona que se lo ha llevado.

Con ello, en la práctica, se evitan muchos problemas cuando se trata de documentos importantes que no aparecen: contratos, escrituras, etc.

A continuación describimos cómo debe estar organizado un archivo desde nuestro punto de vista, para que cumpla la doble misión que tiene encomendada:

1-Que los documentos estén bien guardados
2-Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no sólo quien los ha archivado.

Lo primero es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como necesite. Hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc.

Por ejemplo, si tiene diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, tendrá diez archivadores sólo para los bancos. Únicamente si tiene muy pocos movimientos en algún banco, podrá compartir archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas.

En el lomo de cada archivador tendrá escrito de qué se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos que se guardan aparte perfectamente rotuladas.